Meals and Incidental Expenses

  1. An M&IE allowance is the daily rate allocated to the Traveler to cover the cost of meals and  incidental expenses.  
  2.  M&IE reimbursement rates for travel shall be the rate authorized for payment by the federal  government in the locality in which the traveler spends the night. If the location is not listed on  the federal list, the traveler must use the rate for “other” as the amount for the M&IE claims. 
  3.  For same‐day travel greater than 12 hours, the per‐diem rate for the destination location shall  be used. An M&IE allowance will not be paid when travel status is less than 12 hours. 
  4. The M&IE allowance is 75% of the meals rate for the first day based on government listed rate  for the city where traveler lodges, and 75% of meals rate for the last day, based on the  government listed rate for the last city traveler lodged. 
  5. When a trip includes more than one university business stop and the cities involved have  different per diem rates, the per diem rate for each calendar day (beginning at 12:01 a.m.) is  determined by the location where the lodgings are obtained for that night. 
  6. It is the traveler’s responsibility to accurately report when a meal is provided (e.g., hotel  breakfast, conference lunch) if the food/timing is sufficient to serve as a meal. The specific  Alaska locations the President has set the M&IE rate for will use the State of Alaska deduction  breakdown.  Other locations will follow Federal guidance.  
  7. The signature of the traveler certifies the facts on the expense report and is sufficient to process  the claim for payment. The M&IE deduction breakdown will be calculated automatically by the  travel system and is available on the university travel website.  
  8. Representational expenses incurred while on travel status are reimbursable via the travel  system.  A proportional reduction in the traveler’s meal allowance is included on the expense  report. 
  9. M&IE allowances shall not exceed the maximum M&IE rate authorized to be paid for the place  of final destination, regardless of start of transit time, and cannot exceed a 24 hour day,  regardless of time zones or elapsed transit time.   
  10. Incidental expenses include fees, gratuities and tips for services of cleaning staff, wait staff,  baggage handlers, baggage carts, etc.  Current rates are available from the campus travel office  website. 
  11. Reimbursements at the lower of actual cost or per diem for meals and incidental expenses may  be required only if the traveler is informed of the requirement in advance of the travel. 
  12. Per‐diem or reimbursement allowances may be paid for periods of interruption or extension of  travel incurred for the benefit of the university or circumstances beyond the control of the  traveler. 
  13. The per‐diem rate shall be the same for Anchorage, Fairbanks, Juneau and their surrounding  communities within a 50 mile radius.  This rate is set by the President and will be posted on the  campus travel office website.  Alaska locations specifically identified in the federal per diem  tables, other than Anchorage, Fairbanks and Juneau and their surrounding communities, use the  allowable federal per diem rate for that location. 
  1. When expected to be in travel status in a single location for more than 30 days, the long term  per diem rate applies.  The long term per diem rate is calculated at 70 percent of the short term  per diem rate and applies on the 31st day forward. When staying more than 30 days a traveler  can find less expensive accommodations than regular hotel rates, cook their own meals, and  have limited incidental costs. 
  2. A long‐term per diem allowance equal to 70 percent of the short‐term meal and incidental  allowance rounded up to the nearest dollar (or other rate as approved by the Travel  Administrator) shall be utilized when the circumstances of travel are such that the traveler can  reasonably be expected to incur expenses comparable to those arising from the use of  establishments catering to the longer‐term visitor.